Fecha última
revisión: 19/03/2025
Resumen:
La empresa puede
ser sancionada si el registro horario es considerado poco fiable, a pesar de su
cumplimiento formal, según la normativa vigente.
PLANTEAMIENTO
Una empresa
tiene unas hojas de control horario que los trabajadores firman
diariamente en las que incluso constan los períodos vacacionales, asistencias
al médico, horas a recuperar, etc.
Estas hojas
tienen un apartado donde los trabajadores hacen constar cualquier
incidencia en su horario de trabajo.
Hemos tenido una
inspección y el funcionario actuante ha considerado que este registro no
es fiable ni riguroso dado que — tal y como recoge el acta de
infracción— «(...) todos los trabajadores inician y finalizan su
jornada laboral a la misma hora, sin existir apenas variación de minutos».
Es decir, el
registro horario firmado diariamente indica el horario habitual (08:00-16:00 o
09:00-17:00), sin que se reflejen diferenciasen en las horas de entrada y
salida los distintos días.
- Si el registro horario debidamente cumplimentado
y firmado por cada trabajador refleja siempre la misma hora de entrada y
salida, ¿pueden sancionarnos con una multa de 1.251 euros?
RESPUESTA
Hasta futuras
especificaciones reglamentarias o por negociación colectiva la firma del
trabajador registrando hora de entrada y salida diaria debería considerarse
como válida ante el vacío normativo actual en este aspecto (STS n.º 299/2022,
de 5 de abril de 2022, ECLI:ES:TS:2022:1434).
La norma se
limita a indicar la necesidad de registro del «horario concreto de inicio y
finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin
perjuicio de la flexibilidad horaria», por lo que será válido cualquier
sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo
legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable
a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.
En relación
con la consulta sobre si un registro horario que refleja siempre la misma hora
de entrada y salida puede dar lugar a una sanción de 1.251 euros, es
relevante considerar el contexto entendido por el inspector actuante. Es
probable que la Inspección de Trabajo considerase que el registro de jornada
mantenido por la empresa no era fiable ni riguroso, ya que (bajo su criterio)
no cuenta con elementos que demuestren la variabilidad o la correcta
implementación del registro diario, esto se puede interpretar como un
incumplimiento de la normativa que justifique la imposición de una multa.
Es decir, podría
imponerse una sanción si se considera que el registro promovido no cumple con
los requisitos establecidos. No obstante, esta circunstancia no parece
justificar por sí solo la infracción y la empresa tiene la carga de
demostrar que su sistema de registro es objetivo, fiable y accesible según lo
exigido por la normativa laboral.
A modo de
ejemplo, podemos citar algunas pruebas que puede fortalecer la defensa de
la empresa y ayudar a demostrar que el sistema de registro de jornada es
efectivo y cumple con la normativa vigente:
- Documentación del sistema de registro: presentar
manuales o descripciones detalladas del procedimiento utilizado para el
registro de las horas trabajadas por los empleados, garantizando que se
cumplan los requisitos de trazabilidad y objetividad.
- Ejemplos de registros: proporcionar
muestras de los registros de jornada de los trabajadores, que incluyan las
horas de entrada y salida efectivas. Estos registros deben demostrar que
las entradas y salidas son precisas y comprensibles.
- Auditorías internas: resultados de
auditorías internas donde se haya evaluado el sistema de registro de
jornada y su fiabilidad. Informes de estas auditorías pueden servir como
prueba del cumplimiento normativo.
- Testimonios de empleados: declaraciones
o testimonios de los empleados que utilicen el sistema, evidenciando que
tienen acceso a sus registros y pueden comprobar la precisión de los
mismos.
- Formación: documentación que acredite
la formación ofrecida a los trabajadores sobre el uso del sistema de
registro de horas, demostrando que son conocedores de su funcionamiento y
están capacitados para hacer uso del mismo correctamente.
- Informes de Inspección de Trabajo: cualquier
informe previo de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social donde se
haya valorado positivamente el sistema de registro de jornada implementado
por la empresa.
- Accesibilidad del sistema: pruebas que
demuestren que el sistema es accesible para todos los empleados,
incluyendo aquellos con discapacidades, así como tiempos de espera
razonables para registrar horas.
- Contenido del software: en caso de ser
un sistema digital, las características del software utilizado, incluyendo
la capacidad de registrar horas trabajadas de forma automatizada y
notificaciones de irregularidades en tiempos de trabajo.
Como ejemplos
donde se han considerado correctos los registros horarios realizados
desvirtuando la presunción
de certeza de los hechos constatados por la Inspección de Trabajo y Seguridad
Social en sus actas
de infracción:
STS,
rec. 78/2021, de 24 de septiembre de 2024, ECLI:ES:TS:2023:85
Advirtiendo
que «Nada más señala sobre cual haya de ser el concreto contenido,
mecanismo o herramienta mediante la que se articule dicho sistema, no
imponiendo ninguna específica forma o modalidad a la que haya de
sujetarse"; en el bien entendido de "que no cumple adecuadamente con
su finalidad (garantista) cualquier posible sistema de registro de jornada,
sino tan solo aquel que verdaderamente sea objetivo, fiable y accesible (...)
de manera que quede perfectamente constituida la prueba que acredite la jornada
de trabajo en efecto realizada mediante un mecanismo de registro que refleje
esos datos de manera totalmente imparcial e indiscutible, para evitar que el
trabajador, en su condición de parte débil de la relación laboral, se vea
abocado a la inseguridad de enfrentarse a la empresa con la activación de
reclamaciones de tan difícil probanza». Requiriéndose, así, «un medio
particularmente eficaz para acceder de manera sencilla a datos objetivos y
fiables relativos a la duración efectiva del trabajo que han realizado y, por
lo tanto, puede facilitar tanto el que los trabajadores prueben que se han
vulnerado los derechos que les confieren los artículos 3, 5 y 6 apartado b
Directiva 2003/88/CE, que precisan el derecho fundamental consagrado en el
artículo 31, apartado 2, de la Carta, como el que las autoridades y los
tribunales nacionales competentes controlen que se respetan efectivamente esos
derechos» (STJUE cit ut supra).
Bajo estos
parámetros de enjuiciamiento consideró la primera de las sentencias citadas que
«(...) el sistema de registro de jornada implementado (por el BBVA) cumple
con los requisitos exigidos de trazabilidad, objetividad y fiabilidad, puesto
que en el mismo (...) se hace constar "cuál es su tiempo de trabajo
diario, registrando a continuación la hora de inicio, y cuando llega el final
de la jornada anota el total en tiempo real y que el sistema hace una
asignación automática y hace un registro preliminar de jornada y cuando arroja
un exceso de jornada el trabajador puede poner motivos personales o motivos
laborales y justificar en su caso la prolongación de jornada, lo que debe
conformarse dos veces por el trabajador (...) Sistema (que) permite registrar y
almacenar los apuntes que efectúa cada trabajador de su jornada laboral diaria,
sin que, ni el artículo 34.9 del ET, ni el convenio sectorial, ni el acuerdo de
empresa, impongan la obligación de información que exige la parte recurrente
sobre el conocimiento del histórico de modificación de apuntes. Al contrario,
la única obligación de información a la representación legal de los
trabajadores viene referida al registro de jornada de cada trabajo, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 34.9 ET y 29 del convenio colectivo de aplicación, pero sin
que ello en modo alguno implique converger con la exigencia postulada por la
parte recurrente relativa a que la representación legal tenga acceso al
histórico de modificaciones (...)"».
STSJ
de Cataluña n.º 5657/2024, de 21 de octubre del 2024, ECLI:ES:TSJCAT:2024:7789
En caso similar
al plantado el Tribunal el TSJ estima en parte el recurso de suplicación,
revocando la sanción impuesta por incumplimiento de la obligación de llevar un
registro de jornada.
«Entre las
infracciones (graves) recogidas en la LISOS contempla su artículo 7.5 "La transgresión
de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo
nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones,
permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se
refieren los artículos 12 , 23 y 34 a 38 del Estatuto de los
Trabajadores"; configurándose, así, el tipo infractor que examinamos por
el reenvío que se efectúa (entre otros) al citado artículo 34.9 de la Ley
Sustantiva Laboral y en el que se impone a la empresa garantizar un registro de
jornada que "deberá incluir el horario concreto de inicio y
finalización" de la misma con la exigencia de que sea "objetivo,
fiable y accesible"; esto es, bajo los enunciados principios de
"trazabilidad, objetividad y fiabilidad...".
Considera el
Inspector-Actuante contrario a los mismos y, por tanto, subsumible su
implementación empresarial en el tipo-infractor imputado sobre la advertida
circunstancia (compartida por la Magistrada en su sentencia) de coincidir el
horario de inicio y de finalización de la jornada de la "mayoría de los
trabajadores...sin existir apenas variación de minutos". Lo que lleva a
ésta a "considerar que el registro horario no es fiable ni riguroso, tal y
como recoge el acta de infracción" (fj 2.4).
Discrepamos de
la conclusión así obtenida pues de esta sola y formal circunstancia no puede
seguirse una inadvertida infracción (por una inacogible vía presuntiva)del
citado precepto estatutario y menos aun la consecuencia (infractora) que del
mismo se pretende derivar cuando (como es el caso) se objetiva la
materialización de un registro horario en los términos de una propuesta que
ofrece la inclusión de una circunstancia fáctica silenciada por la Juzgadora en
su exiguo relato. Registro que además de satisfacer el mandato del legislador
en los restrictivos términos en los que debe ser entendida una norma
sancionadora como la enjuiciada aparece pacíficamente suscrito (sin salvedad de
clase alguna) por parte de los trabajadores a los que se dirige».