El proyecto de
registro horario regulado mediante Real Decreto introducirá, de
mantenerse la redacción presentada a información pública,
importantes novedades en la regulación del registro de jornada laboral,
con el objetivo de garantizar la correcta contabilización de las horas
trabajadas y mejorar las condiciones laborales.
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LAS 10 CLAVES DEL FUTURO
REGLAMENTO SOBRE REGISTRO HORARIO
1. Objetivo y alcance: el Real
Decreto desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo la
obligación de las empresas de garantizar un registro diario de la jornada
laboral de cada trabajador, que sea objetivo, fiable y accesible.
El reglamento define tres cualidades fundamentales de todo
registro horario (art. 2):
- «objetividad»: la cualidad del
registro de reflejar la información de manera imparcial,
perceptible e indiscutible.
- «fiabilidad»: cualidad del registro consistente en
que sus asientos, una vez practicados, no puedan ser modificados
sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora y que, en
caso de modificaciones, refleje una huella clara e indeleble de
los cambios realizados y de su autoría.
- «accesibilidad»: la cualidad del
registro consistente en que todas las personas que deban realizar
asientos o disponer del contenido del registro puedan hacerlo de
manera sencilla, con facilidad de uso y asegurando la igualdad y la no
discriminación en el acceso de todas las personas usuarias.
2. Requisitos técnicos: todas las empresas garantizarán
el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona
trabajadora en su lugar de trabajo, por medios digitales. (El artículo quinto
establece que las normas que se dicten en desarrollo del real decreto dispondrán
los requisitos técnicos que deberá cumplir el sistema de registro, si bien
permite optar por otro alternativo siempre que se garanticen los principios y
requisitos exigidos en los artículos 2 y 3).
3. Contenido mínimo del registro: el sistema debe incluir
información detallada como la identificación del trabajador, el horario de
inicio y fin de la jornada, las pausas, las horas extraordinarias, y la
totalización diaria y mensual de la jornada realizada. Además, se exige la identificación
de las modificaciones realizadas en el registro.
A TENER EN CUENTA. El artículo tercero fija un contenido
mínimo al registro de jornada, especificando la información mínima que
deberá comprender. El artículo cuarto dispone las reglas bajo
las cuales deberán realizarse los asientos y sus posibles
modificaciones.
4. Protección de datos: el sistema de registro de jornada
garantizará adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de
datos, en los términos previstos en la normativa aplicable en materia
de protección de datos, de acuerdo con los principios de minimización,
idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
5. Derechos de acceso y consulta: los trabajadores, sus
representantes legales y la Inspección de Trabajo tendrán acceso inmediato al
registro. Además, se garantiza la entrega de un resumen mensual junto con el
recibo de salarios.
Para TENER EN CUENTA. El artículo sexto regula
los derechos de acceso, consulta y copia del registro de jornada
por parte de la persona trabajadora, la representación de las personas
trabajadoras, así como por la Inspección de Trabajo y Seguridad
Social.
6. Protocolo de organización: las empresas deben elaborar
un protocolo (previa
información y consulta de la representación legal de las personas
trabajadoras) que regule el procedimiento para realizar los asientos, las
modificaciones y la evaluación periódica del sistema, con participación de
los representantes legales de los trabajadores.
A TENER EN CUENTA. El artículo séptimo fija la obligación de que
la empresa elabore un protocolo de organización y documentación del registro
de jornada que incluya un sistema de evaluación periódica del funcionamiento
del registro en el que participen, al menos, la empresa y la representación
legal de las personas trabajadoras
7. Especialidades en subcontratación y relaciones
laborales especiales: se establecen reglas específicas para el registro en casos de
subcontratación, empresas de trabajo temporal y relaciones laborales de
carácter especial, adaptándose a las particularidades de cada situación.
8. Conservación de registros: los registros deben conservarse
durante un mínimo de cuatro años y estar disponibles en el centro de trabajo
o accesibles desde el mismo.
9. Modificaciones normativas: el Real Decreto introduce cambios
en otras normativas relacionadas, como el cálculo de prestaciones por
desempleo y el registro de jornada en el servicio del hogar familiar.
10. Entrada en vigor: según el proyecto publicado,
el real decreto entrará en vigor a los veinte días de su publicación
en el Boletín Oficial del Estado.
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CUESTIÓN
¿Por qué el
reglamento no modifica las infracciones y sanciones sobre el incumplimiento de
la jornada y su registro?
La incorporación
de una nueva normativa en ese sentido, o endurecimiento de las sanciones
actuales, debe hacerse mediante Ley. Modificaciones como las indicadas solo no
podrían realizarse mediante real decreto.
Puede
consultar aquí el PROYECTO sobre el reglamento para la regulación del
registro horario.
Analizamos las principales
novedades del fututo Real Decreto por el que se desarrolla el texto
refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de
jornada:
A TENER EN
CUENTA. Esta información recoge lo establecido en el PROYECTO sobre
el reglamento para la regulación del registro horario sometido a información pública. La norma
necesita ser publicada en el BOE para su entrada en vigor y posterior
aplicación.
1. Contenido
mínimo del registro de jornada
El sistema
deberá, como mínimo, registrar la siguiente información:
- a) Identificación de la persona trabajadora que
realiza el asiento, con los datos personales imprescindibles para la
finalidad del registro.
- b) Identificación del régimen de jornada, a tiempo
completo o a tiempo parcial, con indicación del horario de
trabajo, y en su caso, el porcentaje de parcialidad.
- c) Horario concreto de inicio y finalización de
cada jornada de trabajo, con indicación de la hora y el
minuto en el que se producen.
- d) Horario concreto de inicio y finalización de
cada pausa, dentro de la jornada, que no tenga la
consideración de tiempo de trabajo efectivo, con indicación de la hora
y el minuto en el que se producen.
- e) Jornada diaria, o parte de la misma, que se
desarrolla en modo presencial o a distancia.
- f) Identificación, en su caso, dentro de
cada jornada, de la naturaleza ordinaria, extraordinaria o
complementaria de las horas trabajadas. En caso de realización de
horas extraordinarias deberá especificarse si se compensarán por
descanso o si se retribuirán, así como si resultan horas trabajadas
para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y
urgentes.
- g) Horario concreto de inicio y finalización de los tiempos
de espera y de los tiempos a disposición de la empresa, cuando no
sean considerados tiempo de trabajo efectivo.
- h) Horario concreto de inicio y finalización, en
los supuestos establecidos en la normativa legal y convencional de
aplicación, de las interrupciones del disfrute del derecho a
la desconexión.
- i) Identificación, en su caso, de las horas
trabajadas como consecuencia de la aplicación de fórmulas de
conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada, con
expresión del tipo concreto de medida utilizada.
- j) Totalización diaria y mensual de la
jornada realizada.
- k) Identificación, autorizaciones y autoría
de todas las modificaciones operadas sobre los asientos.
2. Reglas
para la práctica de los asientos
La empresa
deberá garantizar que los asientos se realizan de conformidad con las
siguientes reglas:
a) Cada asiento
deberá practicarse de forma libre, personal, directa e inmediata al
comenzar y al finalizar cada situación de obligatorio registro, conforme a
lo establecido en el punto anterior, por cada persona trabajadora respecto
de su jornada.
b) Cualquier
modificación de los asientos practicados deberá efectuarse con la
autorización de la empresa y de la persona trabajadora afectada. En caso
de discrepancia respecto del objeto de la modificación o de su contenido,
deberá informarse a la representación legal de las personas trabajadoras.
En ausencia de acuerdo, la empresa reflejará en el registro
la modificación y la persona trabajadora su discrepancia.
c) La empresa
garantizará que los asientos y sus modificaciones se realizan libremente,
en ausencia de todo tipo de condicionamiento o presión sobre la persona
trabajadora, en particular, cuando pretendan el objetivo o el efecto de
evitar que esta refleje la veracidad y exactitud del contenido de los
asientos.
d) En caso de
incidencia técnica, debidamente motivada y justificada, que
imposibilite temporal y excepcionalmente registrar la jornada por medios
digitales, ésta se realizará por otro medio, debiendo a posterior y en
cuanto sea posible, pasar los asientos registrados a soporte digital. En
el supuesto de discrepancia respecto de dicho asiento deberá informarse a
la representación legal de las personas trabajadoras. En ausencia de acuerdo,
la empresa reflejará en el registro el asiento y la persona trabajadora su
discrepancia.
e) La empresa
garantizará que el registro no se ubique en zonas de acceso público
ni encontrarse accesible a personas distintas de las que deban realizar
cada asiento.
f) La
empresa debe asegurar la conservación de los asientos realizados durante cuatro
años.
3. Requisitos
técnicos
1. Las empresas
podrán adoptar un sistema de registro que cumpla con los
requisitos técnicos que se establezcan en las disposiciones de desarrollo
o, bien optar, por otro alternativo siempre que se garanticen los
principios y requisitos exigidos.
2. En caso de
optar por un sistema alternativo, deberá contar con un informe elaborado
por un técnico competente que justifique la adopción de dicho sistema en
función de las características de la empresa.
3. Se presumirá,
salvo prueba en contrario, que todo registro de jornada que cumpla con
la totalidad de los requisitos técnicos que se establezcan en las
disposiciones de desarrollo respeta lo previsto sobre la obligación de
disponer de un registro de jornada y contenido mínimo del registro de jornada.
4. Derechos
de acceso, consulta y copia del registro de jornada
1. El sistema de
registro permitirá que las personas trabajadoras puedan consultar y
obtener copia de sus asientos y modificaciones, en cualquier momento y de
forma inmediata, al menos, en su lugar de trabajo. Sin perjuicio de lo
anterior, la empresa entregará, junto con el recibo de salarios, copia del
resumen correspondiente al periodo fijado para el abono de las
retribuciones.
2. El sistema de
registro permitirá que la representación legal de las personas
trabajadoras pueda consultar y obtener copia de todos asientos y
modificaciones, en cualquier momento y de forma inmediata, en el centro de
trabajo.
Este acceso de
la representación legal de las personas trabajadores tendrá en cuenta
en materia de datos personales, el principio de minimización y
proporcionalidad, anonimizando aquellos datos personales de las personas
trabajadoras o de terceros que no resulten necesarios para el ejercicio de
las funciones que la representación legal de las personas trabajadoras
tiene encomendadas.
A TENER EN
CUENTA. Expresamente se deberá excluir del tratamiento el número
del documento nacional de identidad o el número de identidad de extranjero,
el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley
Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a
la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a
la intimidad personal, así como datos personales de otras personas del
entorno de las mismas cuando el asiento identifique fórmulas de conciliación
o flexibilidad [apdo. i) del art. 3 del futuro reglamento].
3. El sistema de
registro deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y
Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, de manera
remota y presencial en los centros de trabajo.
4. La
información del registro y sus copias deberán figurar en un formato tratable,
legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado. El
tratamiento de la información facilitada estará sometida a los principios
y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección
de datos.
Protocolo de
organización y documentación del registro de jornada.
1. La empresa,
previa información y consulta de la representación legal de las
personas trabajadoras, elaborará un protocolo de organización y
documentación del registro de jornada en el que se concretará,
como mínimo:
a) El
procedimiento para practicar los asientos y sus modificaciones.
b) La
información que debe quedar reflejada en dichos asientos, teniendo en cuenta
que los datos personales sean los imprescindibles para la finalidad del
registro.
c) Un sistema de
evaluación periódica del funcionamiento del registro en el que
participen, al menos, la empresa y la representación legal de las personas
trabajadoras.
2. La empresa
garantizará que todas las personas trabajadoras que deban acceder
al registro o realizar asientos cuenten con formación e información
adecuadas, suficientes y actualizadas sobre el protocolo previsto en el
apartado anterior y sobre el funcionamiento y el manejo del sistema de
registro. El tiempo dedicado a esta formación e información
será considerado como tiempo de trabajo a todos los efectos y su coste no
podrá recaer en ningún caso sobre las personas trabajadoras.
Modificaciones
normativas
- Modificación del Real Decreto 625/1985, de 2 de
abril, por el que se desarrolla la Ley 31/1984, de 2 de agosto, de
Protección por Desempleo. Se modifica el apartado 3 del artículo 4 para,
por una parte, ajustar la redacción del cálculo de la cuantía de la
prestación contributiva por desempleo, de manera que no se considere como
rentas de los hijos las cantidades que la persona que ostenta su custodia
percibe para su manutención, en virtud de sentencia o convenio regulador;
y, por otra, sustituir la expresión «incapacidad» por «discapacidad», así
como para aclarar que la discapacidad se entiende acreditada para quienes
tengan reconocida una pensión de incapacidad permanente total, absoluta o
gran incapacidad, así como asimilar a quienes están en situación de guarda
legal o acogimiento.
- Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, aprobado por el
Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero. Se modificará el
apartado 1 del artículo 7, en relación con sus facultades de acceso a los
centros o lugares de trabajo sujetos a inspección.
- Real Decreto 1620/2011, de 14 de
noviembre, por el que se regula la relación laboral de
carácter especial del servicio del hogar familiar, en relación con el
registro de jornada:
Apdo. 1
del artículo 9 del Real Decreto 1620/2011, de 14 de noviembre.
noviembre«1.
La jornada máxima semanal de carácter ordinario será la prevista en el artículo
34.1 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, sin perjuicio de los
tiempos de presencia, a disposición de la persona empleadora, que pudieran
acordarse entre las partes. El horario será fijado por acuerdo entre las
partes.
Una vez
concluida la jornada de trabajo diaria y, en su caso, el tiempo de presencia
pactado, la persona empleada no estará obligado a permanecer en el hogar
familiar»
Apdo. 3 bis
del Real Decreto 1620/2011, de 14 de noviembre
«El registro
de jornada previsto en los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del texto refundido
de la Ley del Estatuto de los Trabajadores podrá realizarse por
cualquier medio que sea proporcionado a las capacidades y recursos con los que
cuenten la persona empleadora y la persona trabajadora y que garantice el
cumplimiento de dicha obligación de manera efectiva». Caso
Práctico: ¿Existe obligación de registro horario para las empleadas de hogar?
Relaciones
laborales con nuevas especificaciones en materia de registro horario
a) En caso de
subcontratación de actividades o de puesta a disposición de personas
trabajadoras a través de empresas de trabajo temporal.
1. En el caso de
subcontratación de obras o servicios, cuando las personas
trabajadoras realicen la prestación de trabajo en el centro de trabajo de
la empresa principal, la empresa subcontratista deberá garantizar
que dichas personas puedan registrar su jornada en su lugar de trabajo.
2. En
cumplimiento de los artículos 11.1 y 15.1 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las
empresas de trabajo temporal, en el supuesto de puesta a disposición
de personas trabajadoras a través de empresas de trabajo temporal el
cumplimiento de las obligaciones de registro de jornada establecidas en el
presente real decreto corresponderá a la empresa usuaria.
b)
Obligaciones de registro en las relaciones laborales de carácter especial, en
las jornadas especiales de trabajo y en las actividades con normativa
específica1. Sin perjuicio
de las especialidades que se deriven de las características del tiempo
de trabajo o de las pausas que se deban registrar, las obligaciones
previstas en el futuro real decreto resultan de aplicación tanto a las
relaciones laborales de carácter especial previstas en el artículo 2 del
texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, como a las
jornadas especiales de trabajo reguladas en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo.
2. Las
actividades que cuenten con normativa específica en materia de registro de
jornada se regularán por esta, resultando de aplicación el presente real
decreto en lo no regulado por aquella, siempre que no sea incompatible con
la naturaleza de dichas actividades.