La
externalización de la nómina se ha convertido en un servicio al que recurren
cada vez más compañías, debido a las ventajas que les ofrece en términos de
reducción de costes y certidumbre ante la intensa actividad regulatoria.
20
de febrero xpansión
En un
contexto marcado por los constantes cambios regulatorios y una intensa batalla
por el talento, la necesidad de adaptación permanente plantea desafíos y
amenazas para los departamentos de recursos humanos. Se trata de un escenario
que ha favorecido que el outsourcing en materia laboral se
convierta en una herramienta estratégica clave para cada vez más compañías.
¿Cuáles son
las principales ventajas de externalizar la nómina? "Hay diversos
factores que lo convierten en una opción atractiva, como el acceso a soluciones
tecnológicas vanguardistas que resultaría difícil mantener a nivel interno, las
garantías en cuanto a confidencialidad de los datos y la reducción de costes
que permite", explica Virginia Benito, directora de Garrido Outsourcing.
Dado que la gestión de las nóminas requiere un alto nivel de especialización,
las compañías especializadas pueden alcanzar economías de escala que maximizan
la eficiencia frente a lo que puede hacer cada empresa con sus propios medios.
Desde la
experiencia de Antonio Gálvez, director de consultoría y soluciones de Softtek,
"nuestros clientes suelen buscar en primer lugar una reducción de costes,
pero también otros beneficios muy relevantes que aporta la tecnología como la
flexibilidad, la escalabilidad, la seguridad de la información y la reducción
de las inversiones en capex". En este sentido, resulta crucial la
utilización de plataformas innovadoras que facilitan la gestión. Aunque el uso
de tecnologías como la IA ya se está explorando, "a día de hoy se aplica
sobre todo la automatización de procesos en este ámbito", aclara Gálvez.
En paralelo, la
oleada de cambios regulatorios en los últimos años introduce un elemento
adicional de incertidumbre para las compañías. "Tenemos muchas reformas y
muy fragmentarias, que amenazan la congruencia del mercado laboral tal y como
lo conocemos. Esto hace que sea necesario estar en constante actualización y no
sólo conocer las novedades, sino también saber cómo interpretarlas",
advierte Verónica Cerón, directora del área jurídico-laboral de Garrido. De
este modo, "la externalización del proceso le proporciona al empresario la
garantía de que está aplicando la norma correcta en el momento adecuado".
Como
consecuencia de estos factores, "la especialización es un aspecto muy
importante a la hora de tomar la decisión de externalizar: nos permite contar
con los mejores estándares y herramientas tecnológicas, evitar posibles errores
derivados de la hiperregulación, transmitir tranquilidad al equipo y ofrecerle
soluciones a medida", puntualiza Antonio de la Fuente, director general de
personas, cultura y talento de Air Europa. Es decir, el outsourcing contribuye
a proporcionar una experiencia personalizada a cada empleado.
Aunque este
servicio suele asociarse a grandes compañías y multinacionales, "las pymes
serían el tipo de organización más favorecida por este proceso, debido a
razones puramente organizativas", considera José Luis Goñi, catedrático de
Derecho del Trabajo y Seguridad Social y miembro del consejo asesor de Garrido.
Así, les permitiría no destinar sus escasos recursos internos a la gestión de
las nóminas, "poniendo el foco en robustecer la actividad de negocio y
estratégica de la empresa".
Seguridad
Desde el punto
de vista jurídico, Goñi incide en que "la externalización desempeña un rol
clave en la reducción de contingencias, previendo posibles errores y
garantizando el cumplimiento para evitar sanciones y otras consecuencias".
Dado que la información relativa a las nóminas es particularmente sensible, la
confidencialidad de los datos de los empleados es un principio básico y debe
estar garantizada por medio de estrictos protocolos.
Se trata de
una auténtica red de seguridad para los profesionales internos, que no
siempre pueden estar al tanto de todos los cambios regulatorios. Así lo recalca
Verónica Cerón, que subraya que "es fundamental esa certidumbre de que
están aplicando correctamente la normativa y no se enfrentan a sanciones o
consecuencias graves". Por lo tanto, "externalizarlo les da la
tranquilidad de que este departamento está actualizado".
Como remarca
Virginia Benito, "el proceso de hacer la nómina se está convirtiendo en
una tarea muy compleja: el salario es a la carta, la regulación es creciente y
exige conocimientos y actualización". La necesidad de contar con expertos
que conozcan este ámbito da lugar a que resulte cada vez más interesante
externalizar la gestión con profesionales especializados, según la directora de
Garrido Outsourcing.
Por otra
parte, el abanico de opciones en torno a los planes de compensación
flexible se ha multiplicado hasta volverse muy complejo. Como señala Antonio de
la Fuente, "tu partner de outsourcing te
puede ayudar a tener la mejor política de compensación, que varía en función de
cada empresa y de cada empleado, pero constituye una herramienta fundamental
para atraer y fidelizar el talento".
En cuanto a
la faceta tecnológica, Antonio Gálvez reconoce que "adaptarse a operar
en distintos sistemas y con tantos cambios es un reto", pero añade que
"trabajar prácticamente todas las plataformas desde la nube es algo que ha
facilitado en gran medida el proceso". Como concluye el responsable de
Softtek, esta evolución supone un salto de gigante en términos de agilidad para
los departamentos laborales de las compañías.