La externalización de la nómina se ha convertido en un servicio al que recurren cada vez más compañías, debido a las ventajas que les ofrece en términos de reducción de costes y certidumbre ante la intensa actividad regulatoria.

20 de febrero xpansión

En un contexto marcado por los constantes cambios regulatorios y una intensa batalla por el talento, la necesidad de adaptación permanente plantea desafíos y amenazas para los departamentos de recursos humanos. Se trata de un escenario que ha favorecido que el outsourcing en materia laboral se convierta en una herramienta estratégica clave para cada vez más compañías.

¿Cuáles son las principales ventajas de externalizar la nómina? "Hay diversos factores que lo convierten en una opción atractiva, como el acceso a soluciones tecnológicas vanguardistas que resultaría difícil mantener a nivel interno, las garantías en cuanto a confidencialidad de los datos y la reducción de costes que permite", explica Virginia Benito, directora de Garrido Outsourcing. Dado que la gestión de las nóminas requiere un alto nivel de especialización, las compañías especializadas pueden alcanzar economías de escala que maximizan la eficiencia frente a lo que puede hacer cada empresa con sus propios medios.

Desde la experiencia de Antonio Gálvez, director de consultoría y soluciones de Softtek, "nuestros clientes suelen buscar en primer lugar una reducción de costes, pero también otros beneficios muy relevantes que aporta la tecnología como la flexibilidad, la escalabilidad, la seguridad de la información y la reducción de las inversiones en capex". En este sentido, resulta crucial la utilización de plataformas innovadoras que facilitan la gestión. Aunque el uso de tecnologías como la IA ya se está explorando, "a día de hoy se aplica sobre todo la automatización de procesos en este ámbito", aclara Gálvez.

En paralelo, la oleada de cambios regulatorios en los últimos años introduce un elemento adicional de incertidumbre para las compañías. "Tenemos muchas reformas y muy fragmentarias, que amenazan la congruencia del mercado laboral tal y como lo conocemos. Esto hace que sea necesario estar en constante actualización y no sólo conocer las novedades, sino también saber cómo interpretarlas", advierte Verónica Cerón, directora del área jurídico-laboral de Garrido. De este modo, "la externalización del proceso le proporciona al empresario la garantía de que está aplicando la norma correcta en el momento adecuado".

Como consecuencia de estos factores, "la especialización es un aspecto muy importante a la hora de tomar la decisión de externalizar: nos permite contar con los mejores estándares y herramientas tecnológicas, evitar posibles errores derivados de la hiperregulación, transmitir tranquilidad al equipo y ofrecerle soluciones a medida", puntualiza Antonio de la Fuente, director general de personas, cultura y talento de Air Europa. Es decir, el outsourcing contribuye a proporcionar una experiencia personalizada a cada empleado.

Aunque este servicio suele asociarse a grandes compañías y multinacionales, "las pymes serían el tipo de organización más favorecida por este proceso, debido a razones puramente organizativas", considera José Luis Goñi, catedrático de Derecho del Trabajo y Seguridad Social y miembro del consejo asesor de Garrido. Así, les permitiría no destinar sus escasos recursos internos a la gestión de las nóminas, "poniendo el foco en robustecer la actividad de negocio y estratégica de la empresa".

Seguridad

Desde el punto de vista jurídico, Goñi incide en que "la externalización desempeña un rol clave en la reducción de contingencias, previendo posibles errores y garantizando el cumplimiento para evitar sanciones y otras consecuencias". Dado que la información relativa a las nóminas es particularmente sensible, la confidencialidad de los datos de los empleados es un principio básico y debe estar garantizada por medio de estrictos protocolos.

Se trata de una auténtica red de seguridad para los profesionales internos, que no siempre pueden estar al tanto de todos los cambios regulatorios. Así lo recalca Verónica Cerón, que subraya que "es fundamental esa certidumbre de que están aplicando correctamente la normativa y no se enfrentan a sanciones o consecuencias graves". Por lo tanto, "externalizarlo les da la tranquilidad de que este departamento está actualizado".

Como remarca Virginia Benito, "el proceso de hacer la nómina se está convirtiendo en una tarea muy compleja: el salario es a la carta, la regulación es creciente y exige conocimientos y actualización". La necesidad de contar con expertos que conozcan este ámbito da lugar a que resulte cada vez más interesante externalizar la gestión con profesionales especializados, según la directora de Garrido Outsourcing.

Por otra parte, el abanico de opciones en torno a los planes de compensación flexible se ha multiplicado hasta volverse muy complejo. Como señala Antonio de la Fuente, "tu partner de outsourcing te puede ayudar a tener la mejor política de compensación, que varía en función de cada empresa y de cada empleado, pero constituye una herramienta fundamental para atraer y fidelizar el talento".

En cuanto a la faceta tecnológica, Antonio Gálvez reconoce que "adaptarse a operar en distintos sistemas y con tantos cambios es un reto", pero añade que "trabajar prácticamente todas las plataformas desde la nube es algo que ha facilitado en gran medida el proceso". Como concluye el responsable de Softtek, esta evolución supone un salto de gigante en términos de agilidad para los departamentos laborales de las compañías.