La retribución de socios y administradores es una cuestión sumamente espinosa. Ya sea la propia retribución, su forma de percibirla a través de nómina o factura o el régimen de cotización que deben seguir; se vuelve una cuestión sumamente compleja.

Si, además, añadimos la posible percepción de rendimientos en especie y dietas por las funciones realizadas, nos encontramos ante una situación que requiere de un estudio profundo y pausado de la naturaleza de cada una de las fuentes de renta que rodean al socio o administrador.

Pues bien, intentando arrojar algo de luz, no tanto a la calificación jurídica de las rentas sino a la carga de la prueba y al traslado entre perceptor y pagador de las mismas, Tributos ha emitido la Consulta Vinculante (V0265-22), de 14 de febrero de 2022, donde se analiza si la actuación de la Administración tributaria al solicitar, de manera directa y personal, al administrador de una sociedad que justifique la realidad del desplazamiento y motivo por la percepción de una serie de cuantías en concepto de dietas puede realizarse.

Así, es criterio reiterado del Tribunal Supremo, sentencia 429/2020, de 18 de mayo de 2020, ECLI:ES:TS:2020:954, esta por todas, establece como criterio que:

«En el caso presente tenemos que el recurrente era el administrador de la sociedad al tiempo de iniciarse las actuaciones de comprobación por lo que, no solo organizó el trabajo durante los años 2009 a 2011, sino que tenía acceso a la documentación entregada a la sociedad para hacerle el reintegro de los gastos asumidos en sus desplazamientos.

(...)

Dicho de otro modo, la condición de trabajador/administrador del perceptor de la dieta no determina per seque sea éste el que, ineluctablemente, deba acreditar la realidad de los desplazamientos o de los gastos de manutención y estancia.

Tal circunstancia puede, ciertamente, influir en la singular, casuística y concreta acreditación de aquella realidad; pero ello dependerá, insistimos, de varios factores, como, a título de ejemplo, (i) el contenido de los requerimientos efectuados, (ii) la expresión -o no- en los mismos de la condición en que tales requerimientos se dirigen al perceptor, (iii) el conocimiento por el interesado de la relevancia de su condición de responsable de la empresa a efectos de contestarlos y, sobre todo, (iv) de la constatación de las específicas funciones que ostenta el perceptor de la dieta en la entidad y su relevancia a la hora de tomar las decisiones correspondientes sobre la necesidad de los desplazamientos.

Lo que no es suficiente -insistimos- es efectuar el requerimiento al interesado como persona natural y con ocasión de la comprobación de su impuesto sobre la renta de las personas físicas y, después, manifestar que no es suficiente la acreditación porque -al ser administrador de la empresa pagadora- debió aportar más datos de los que legal y reglamentariamente le son exigibles como sujeto pasivo del tributo y a tenor de las reglas generales sobre distribución de la carga de la prueba que ya hemos determinado».

Recogiendo Tributos este criterio en la mencionada consulta al establecer que:

«No obstante lo anterior, la acreditación de la vinculación de estos gastos con la actividad económica de la entidad pagadora corresponderá a esta última, pues a ella le atribuye la norma la carga de probar el día, lugar y motivo del desplazamiento, esto es, que los gastos de desplazamiento de los empleados obedecen a razones laborales y de organización de su actividad económica. Ello no es obstáculo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de tales circunstancias si dispusiera de ella.

Ahora bien, si el perceptor de las cantidades en concepto de dietas y asignaciones para gastos de viaje no acreditara en el seno del procedimiento de comprobación incoado respecto a él estos gastos por él satisfechos, alegando que tal documentación está en poder del pagador por habérsela entregado de cara a su resarcimiento con ocasión de la rendición de cuentas, o que la propia empresa pagadora reconoce la exoneración de las cantidades en el certificado de retribuciones y retenciones sobre el trabajo personal que a tal efecto se exhibe o en el modelo 190 presentado cuyos datos le imputa la Administración, y con cuyos contenidos no discrepa, el principio de disponibilidad de la prueba y facilidad probatoria impide a ésta hacer tributar sin más tales cantidades en el IRPF del perceptor, por falta de la justificación correspondiente, sin antes intentar obtener del pagador la documentación precisa mediante el oportuno requerimiento».

En conclusión:

1. Las actuaciones de comprobación respecto de los gastos por dietas y demás asignaciones para viajes debe dirigirse contra el pagador, la sociedad o entidad que las abona.
2. Toda la documentación requerida deberá obtenerse de esta.
3. En caso de ser imposible obtener dicha documentación de la pagador, podrán dirigirse las actuaciones contra el administrador de esta que percibe dietas para que lo justifique debidamente.
4. Si el administrador o trabajador se negase a aportar dicha documentación, alegando que no tiene la documentación por habérsela entregado al pagador, la Administración deberá dirigirse contra él antes de considerar como no exentas las cantidades consignadas en el IRPF del perceptor.